10 gode råd: Sådan planlægger du en konference
Sådan holder du en konference der efterlader et positivt indtryk hos dine gæster – Planlægning og forplejning er alt.
1. Starten på konferencen er viktigere end alt andet
Vi kender det fra alle andre sammenhænge også, førstehåndsindtrykket, og det er sindssygt vigtigt, for det danner forventnings-fundamentet for resten af dagen. Så det første tip er egentlig ganske simpelt, det handler om at komme godt fra start. Og det handler om at komme godt fra start om man så er deltager til en klassisk- , anderledes- eller helt utraditionel konference. Sørg for at det er helt tydeligt hvor deltagerne skal henvende sig for check-in ved ankomst, hvor skal overtøjet hænges og hvor står kaffen, det kan lyde som små detaljer, men ikke desto mindre er det lige præcist nogle af de detaljer der skaber en god start på dagen. Et andet element er programmet – for hvad er det lige dagens program foreskriver af spændende oplæg mv.? Konferencedeltagere er sjældent mere forberedte end at de ved hvor de skal møde op og hvad tid – men det der med dagens program…hmmm… Så gør det bare overtydeligt! Er gæsterne “trygge” fra start af, så starter de selv med et åbent sind og en forventning om en god dag, med klar og præcis styring.
2. Kaffen smager bedst
En del af førstehåndsindtrykket handler foruden retning på styringen og kommunikationen, som sat ved punkt 1, om vores forventninger til at det der ikke er fagligt indhold – ja, nemlig mad og drikke, som for os alle sammen er ualmindeligt væsentligt for, hvordan vi i sidste ende vælger at bedømme en konference. Her er der især to ting der sætter retningen for vores forventninger til resten af dagen – kaffen! Sørg nu for at der ikke er sparet på kaffen, at den er varm og at den er lavet på ordentlige bønner. I mange planlægningsmøder forud for en konference, tænkes barista kaffer ind i billedet. Tanken er også god, for det er et klart luksusgode af få en cafe-latte med i prisen, men det kan lynhurtigt gå fra at være en god intention, til en rigtig mavepuster. For der er ikke noget værre end at stille sig i den trange kaffe kø, vente og vente, for til sidst at blive afbrudt af klokken der ringer til konference start, uden at man fik noget med sig. Så er der barista kaffer på programmet, så sørg for at det er dimensioneret dertil.
3. I-DO-ART (Præcis agenda for dagen)
Når det kommer til kernen af konferencen, oplæg og præsentationer, pointer og inspirationer, så skal det være appetitligt og spiseligt. Som når vi ser en god film eller sidder i de polstrede teatersæder, der skal være en rød tråd i fortællingen. I-DO-ART er et værktøj der kan styre, ikke kun de enkelte oplæg og planlægningen heraf, men faktisk fungere som et hoved-værktøj til designet af hele konferencen. Dette er et vigtigt punkt, og det kan sagtens tåle utallige gentagelser undervejs. Hvad er Intentionen med et oplæg eller en række af oplæg? Hvad er det vi gerne vil have ud af det, inspirere til, belyse (Desired Outcome)? Agendaen for dagen eller de enkelte oplæg, således deltagerne kender til rækkefølge, pauser, forplejning mv. En præsentation af roller (Roles) kan have sin relevans og i nogen henseende ikke, men i alle tilfælde så kan man bruge punktet til at skitsere for deltagerne hvem der styrer slagets gang og også, hvad retningen er for deltagernes mulighed for at stille spørgsmål eller anden interageren undervejs. Tid er en simpel, men ikke desto mindre meget vigtig faktor. Ikke alene sætter det rammen for, hvornår det som deltageren glæder sig mest til kan forventes, men også hvad deltagerne sammen skal forholde sig til ifht. pauser og oplæg. Det er ikke ualmindeligt at tiden skrider i konference sammenhænge, en lille men til tider irriterende faktor. Køres tiden i stram snor, vil alle og stort set med garanti, have følelsen af en velkomponeret konference.
4. Keep it simple når du planlægger konference
Det er det nemmeste i hele verden at lave et tætpakket program og det frister mere end noget andet. Begrænsning er en kunst, virkelig en kunst og når man nu har fået hevet en masse konferencegæster ind i hulen, så kan man jo ligeså godt give den hele armen. MEN sørg for at holde fokus og sørg for at holde igen. Hvis man ender med at sidde med udkastet til en tidsplan hvor man tæller minutter og sekunder for at få det hele til at hænge sammen, så er det altså frem med viskelæderet. Når man spiser fra en buffet kender vi alle sammen følelsen af overmæthed efterfølgende. Spiser vi fra en gourmetrestaurant, kender vi nok også alle sammen følelsen af en lidt anden type mæthed. Sådan skal en konference planlægges – Fokus på få gode komponenter, som i en elegant sammensætning har stor virkekraft. Sørg for overskudstid hele vejen igennem programmet og efterlad hellere tid til “taler improvisation”, end en klokke der ringer når taler har brugt ét minut for meget.
5. Catering til konferencen siger mere end tusind ord
Når nu dagen startede med en god kop kaffe, så forventer deltagerne selvfølgelig at samme niveau opretholdes gennem hele dagen, hvad angår mad til konferencen. Frokost til konferencen er for mange en ret vigtig del af dagen. Der er chance for lidt luksus, chance for noget andet end kantinen på jobbet, chance for at snakke lidt uformelt med sine kollegaer eller nye konference bekendtskaber. Vær omhyggelig med valg af catering til konferencen, det er vigtigt at der er planlagt et godt flow i frokosten, for alle vil have mad på samme tid og ventetid på netop mad er et irritationsmoment uden lige. Der findes i dag så mange forskellige allergier og præferencer for og imod bestemt mad, at der med al sandsynlighed er en god portion af dem tilstede ved konferencen. Disse skal ikke tilsidesættes eller føle sig glemt, så her er det i særdeleshed vigtigt at der er styr på skiltningen for at de finder frem til netop deres mad. Og så lige den måske vigtigste pointe – Mad med måde! Drop den kilometer lange buffet, for mennesket som væsen kan ikke begrænse sig. Der er næsten 100% garanti for at I med en stor buffet, får konferencedeltagere tilbage efter frokost der ikke er til stede den første time. Mæthed er som med meget andet en kunst at balancere, men hvis I designer frokosten således at I hjælper jeres deltagere den rette vej, så vil alle opleve at få meget mere ud af programmet, når dette starter igen efter frokosten. Selvfølgelig skal folk ikke komme sultne tilbage efter frokosten, men med rette planlægning og catering løsning, så kan folk ramme et godt mætheds niveau der medbringer mere energi end træthed til følge.
6. Faciliter, præcist med retning og humor
Man planlægger sjældent en konference uden budget så, hvordan skal man lige vælge at fordele guldet, når man selvfølgeligt gerne vil en hel masse på samme tid og sted. En ting er i hvert fald sikkert, det er en relativt dårlig ide at spare på limen i konferencen, nemlig facilitator, vært, konferencier, moderator eller kært barn, mange navne. Man kan i nogle sammenhænge se denne som en investering, for det er også navnet på denne person, der selvfølgelig i sammenhæng med temaet for konferencen, kan få billetter afsat. Hvor seriøst skal vi tage denne konference, kan kædes sammen med prisen der er givet for den rigtige stemme til at lede dagen… Så det er altså ikke her I sparer ind til benet!
7. Venue og teknik
Stort eller småt, nyt eller gammelt, fint eller råt – Man kan få det meste ud af de fleste lokationer og venues til konferencen, hvis bare man tænker lidt design med ind i billedet. Teknik er som regel også en underliggende faktor man ikke kommer uden om at have styr på – så sørg nu for at der er godt styr på den del. Med et godt teknisk flow får gæsterne en klar fornemmelse af at der er lagt kræfter i forberedelsen, at der er blevet øvet og taget godt hånd om at, de forskellige oplægsholdere ved hvad de skal forholde sig til både ift. billede og lyd. Og lige lidt mere om lyd – nemlig akustik! Hvis I har det flotteste venue, er det altså fuldstændig underordnet for gæsterne, hvis lyden (altså akustikken) så falder helt igennem. Konferencer er oftest lange sessioner, hvor lytte-tøjet er godt aktivt hele dagen, så sigt efter god lyd, tjek akustikken når i besigtiger de forskellige mulige venues for netop jeres konference og lad det være et væsentligt parameter for udvælgelsen af det endelige venue.
8. Drop netværks øvelserne
At netværke er et ord der sjældent går en konference forbi og det ville da også være tåbeligt ikke at forsøge at binde gode forbindelser sammen. For vidensdeling eller kommercielle mål, men det kan altså gøres på mange måder. Noget der sjældent har den store effekt er pludselige netværks øvelser, hvor man som deltager fx. bliver bedt om at snakke med sin sidemand/dame til højre for en om et givent spørgsmål eller “hvad forventer du at få ud af dagen”. Networking kan designes meget mere elegant end det – èn retning er at prioritere det på programmet og designe sessions der i grupper kan give talerum for alle og alt efter intentionen med networkingen, faglighed eller interessebaseret. Et andet godt rum for “nudging” til networking, findes i frokosten eller de andre forplejnings-pauser der findes undervejs. Fx. med inddragelse af et cateringformat der håndterer bespisningen ved hjælp af food trucks. Her bliver maden tilberedt løbende, hvilket giver en kort kø foran de enkelte food trucks. Men i stedet for at se det som et irritationsmoment, så kan man se på det som en gylden mulighed for at folk begynder at interagere med hinanden. Man kan oplagt starte samtalen omkring maden, som man står og venter lidt på. Man kan dufte den og se når andre deltagere kommer forbi med den, derfra kan man snakke videre over de andre anretninger fra de andre trucks og så er samtalen i gang. Det er behagelig, man hjælpes på vej til start-snak og er klar til videre snak over fyraftens øllen.
9. Casual reflektion over dagen
Man kan på mange måder prøve at krybe uden om alkohol og konference – og man kunne satse på at ingen ville bemærke det lille stunt. Men for lige at pille det helt ned på jorden, så er det jo fint at tage alle kneb til sig for at sætte gang i stemningen og sende deltagerne afsted med et lille smil på læben. Når der gives slip på programmet falder alle skuldre ned og der er her at de absolut bedste networking sekvenser finder sted. Det helt okay at underlægge intentionelle networking eller feedback/opsamlings elementer, det er sjældent at folk ikke vil kommentere på deres oplevelser med netop gennemførte konference hvis det tilsigtes.
10. Give away
Det er oftest indlagt i en konference at man som deltager modtaget en masse information og materiale på forkant. Det er jo i store træk det der sælger billetterne, lokker deltagerne til og formidler program for dagen mv. Men mere sjældent er det at der kommer eftersendelse af outcome fra konferencen. Udover at det er et glimrende argument for at hive fat i deltagerne igen (og måske hive dem tættere på deltagelse igen næste gang), så præsenterer det en afrunding og en mulighed for at takke deltagerne for deres deltagelse. Det er ikke ualmindeligt at der fremsendes en opsamlings video fra dagen, men det kan skabe meget værdi også at tilføje en pakke med mere faglige komponenter.